2. Caja: vender

Qué vas a lograr: cobrar una venta completa sin soltar el teclado, imprimir el ticket y saber qué hacer si el cliente devuelve algo.

2.1 La pantalla de venta

Entrá a Punto de venta en el menú izquierdo (o Ctrl + K y escribí «venta»).

La pantalla tiene dos partes:

• Izquierda: el buscador arriba y, debajo, el carrito o el catálogo.
• Derecha: el Resumen de venta con subtotal, descuentos, IVA, propina y total.

El cursor arranca en el buscador. Está listo para el escáner.

2.2 Todos los atajos de teclado

Estos son los atajos reales del programa. También los ves dentro de la app: hacé clic en el icono de teclado que está a la derecha del buscador.

Dos reglas que conviene saber:

1. Mientras escribís en un campo, solo funcionan las teclas F2 a F12. Supr borra texto, como en cualquier programa. Así no se te vacía el carrito por error.
2. Esc dentro de un campo solo sale del campo. No cancela la venta. Si presionás Esc otra vez, ahí sí cierra lo que esté abierto: primero el catálogo, después el cobro, después la ventana de atajos.

2.3 Vender con escáner

1. Asegurate de que el cursor esté en el buscador (F2 lo lleva ahí).
2. Pasá el producto por el escáner.
3. El producto se agrega solo y suena un tono corto.
4. Repetí con los demás productos.

Si el código no está cargado, ves por ejemplo «No hay ningún producto con el código 7401234567890. Crealo en Productos.» Si el producto está en cero, no se agrega y ves, por ejemplo, «Pan dulce» no tiene stock. Agregá unidades en Inventario → Agregar.

2.4 Vender sin escáner

Buscando por nombre

1. Presioná F2.
2. Escribí al menos dos letras del nombre, el código o el SKU. Mientras escribís aparece una lista con nombre, código, stock y precio.

3. Presioná Enter:

   • Si lo que escribiste es el código exacto de un producto, se agrega.
   • Si coincide con un solo producto por nombre, se agrega directo.
   • Si coinciden varios, la lista queda abierta con el cursor en el primero. Movete con ↓ y ↑ (Inicio y Fin van al primero y al último) y presioná Enter para agregar el que querés. Esc vuelve al buscador sin borrar lo que escribiste.
   • Si no hay ninguno, ves «No hay ningún producto con «…». Probá otra parte del nombre o crealo en Productos.»
4. También podés hacer clic en el producto de la lista.

Un número que coincide solo en parte con un código (por ejemplo 750) nunca se agrega solo: te muestra la lista para que elijas.

Con el catálogo

1. Presioná F10.
2. En la fila de botones de arriba elegí Todos o una categoría. Si tiene subcategorías, aparecen en una segunda fila.
3. Hacé clic en la tarjeta del producto.
4. Presioná F10 o Esc para volver al carrito.

El catálogo muestra solo productos con stock. Si no hay ninguno, dice «Todavía no hay productos con stock. Crealos en Productos o agregá stock en Inventario.»

2.5 Ajustar el carrito

Cada línea del carrito tiene:

• − y + para bajar o subir la cantidad de uno en uno.
• Un cuadro de cantidad: hacé clic, escribí el número y presioná Enter. El cursor vuelve solo al buscador.
• Un basurero para quitar la línea completa.

Si bajás con − hasta cero, la línea desaparece. En cambio, si en el cuadro escribís 0 o lo dejás vacío, vuelve a 1: para quitar la línea usá el basurero.

Vaciar todo el carrito

1. Presioná Ctrl + Supr (o hacé clic en Vaciar).
2. Aparece el aviso «¿Vaciar carrito?» con cuántos productos y cuánto suma.
3. Elegí Conservar para arrepentirte o Vaciar carrito para confirmar.

El botón que viene seleccionado es Conservar, así que un Enter distraído no te borra la venta.

Si la sesión se cerró con una venta a medias

Si te alejás de la caja y la sesión se cierra por 15 minutos sin actividad, la venta que estabas armando no se pierde:

1. Volvé a entrar con tu usuario y PIN.
2. El carrito aparece como lo dejaste, con el aviso «Recuperamos la venta que tenías en curso».
3. Revisá el total: el sistema lo vuelve a calcular con los precios y las promociones de ese momento. Si un producto ya no está en el catálogo o se quedó sin stock, te avisa y lo quita del carrito.
4. Cobrá como siempre, o tocá Descartar venta (pide la misma confirmación que Vaciar). La X solo oculta el aviso.

Tené en cuenta:

• Solo la recupera quien la dejó. Si entra otro cajero o un administrador, no la ve ni la puede cobrar, y la venta sigue guardada para vos.
• Vuelven los productos, las cantidades, el descuento general y la propina. El método de pago, el efectivo recibido y el cliente se eligen de nuevo al cobrar.
• Un descuento que necesita PIN de gerente se autoriza otra vez al confirmar.
• Se guarda solo en la memoria del programa, nunca en el disco. Se pierde si cerrás KakawFlash, a las 8 horas, o cuando alguien cierra la caja.
• El sistema también lleva su propia cuenta y a veces cierra la sesión hasta un minuto antes de los 15. Si al volver escaneás un producto o movés el ratón y la sesión ya estaba cerrada, pasa lo mismo: vas a la pantalla de ingreso y la venta queda guardada.
• Cerrar sesión a mano no la guarda: el aviso que aparece te dice que el carrito se descarta.

2.6 Cobrar

1. Presioná F4 (o hacé clic en Cobrar).
2. En el panel derecho se abren las opciones de cobro.
3. Elegí el método de pago:

4. Presioná F8 para Confirmar venta.
5. Presioná Esc o hacé clic en Cancelar si querés volver atrás.

Sin caja abierta no se cobra en efectivo. El programa no deja pasar la venta y te pide abrir la caja primero (capítulo 4). Tarjeta y transferencia sí funcionan. Así ningún billete queda fuera del corte. Lo mismo vale para la parte en efectivo de un pago dividido.

Efectivo

1. Presioná F5. El cursor salta solo al campo Monto recibido.
2. Escribí lo que te dio el cliente.
3. En cuanto el monto alcanza, aparece el recuadro verde con el Cambio.
4. Presioná Enter en ese campo o F8 para confirmar.
5. El cambio sigue a la vista después de confirmar (ver 2.10), así lo leés mientras das el vuelto.

Si el monto es menor al total, ves «Monto insuficiente» y la venta no pasa.

Pago dividido

1. Presioná F11 (o hacé clic en Dividido). El cursor queda en Efectivo.
2. Escribí cuánto paga con Efectivo, Tarjeta y Transferencia. El botón Resto de cada uno lo llena con lo que falta.

3. Debajo te va diciendo si la suma cuadra:

   • «Suma Q …: cubre el total» cuando está exacta.
   • «Faltan Q … (suma Q …)» cuando todavía no alcanza.
   • «Sobran Q …: cambio en efectivo» cuando el efectivo cubre de más.
4. Presioná F8.

Reglas del pago dividido:

• Tenés que usar al menos dos métodos. Con uno solo, usá el cobro normal.
• La suma debe igualar o superar el total.
• Solo lo que sobra en efectivo genera cambio.

Fiar

1. Presioná F12 (o hacé clic en Fiar).
2. Si todavía no elegiste un cliente registrado, se abre Seleccionar cliente. Buscalo por nombre o NIT y elegilo: Fiar queda marcado.
3. En el recuadro del cliente ves cómo queda su cuenta: «Después de esta venta: …».
4. Presioná F8.

Si ya habías elegido el cliente (ver 2.8), F12 marca Fiar directo y deja el cursor en Confirmar venta.

El monto se descuenta del saldo del cliente. Si no tenía saldo a favor, queda debiendo: lo ves como Debe en Clientes.

• El fiado siempre necesita un cliente registrado. Sin cliente, la venta no pasa.
• Si el cliente tiene un tope de crédito y esta venta lo supera, la venta no pasa. El tope es opcional y lo pone un administrador en la ficha del cliente (capítulo 5).

2.7 Propina y descuento general

Los dos controles están dentro del cobro, arriba del método de pago.

Propina

1. Hacé clic en 5%, 10% o 15%, o escribí el monto en el cuadro Q.
2. La propina se suma al total y aparece como línea aparte en el resumen.
3. Sin propina la deja en cero.

Descuento general

1. Hacé clic en 5%, 10% o 15%, o escribí el porcentaje en el cuadro %.
2. El resumen muestra la línea Descuento general (X %) y el total baja. Si algún producto tiene una promoción vigente, también ves una línea Promo «nombre» con lo que descuenta, y en el catálogo ese producto lleva una etiqueta «−10 %».
3. Sin desc. lo quita.

El total lo calcula el sistema. Cada vez que cambia el carrito, el POS pide el total al sistema (precios del catálogo, descuentos, promociones e IVA) y lo muestra antes de cobrar. Mientras dice «Calculando total…» el botón Cobrar espera un instante. Si presionás F4 a F7, F11 o F12 en ese momento, no se pierde: aparece «Calculando total… el cobro se abre en cuanto esté» y el cobro se abre solo apenas llega el total. Esc lo cancela. Si ves «No se pudo calcular el total: todavía no se puede cobrar», tocá Reintentar (o F4); si persiste, cerrá y abrí el programa.

Tope para cajeros. Si el descuento total supera el porcentaje configurado en Configuración → Negocio («Descuento máximo sin PIN de gerente»), aparece «Descuentos mayores al X % requieren PIN de gerente». Podés bajar el descuento o seguir: al tocar Confirmar venta se abre la ventana Autorización de gerente, donde un administrador escribe su propio PIN de inicio de sesión y el motivo del descuento (obligatorio). El motivo queda en el ticket y en Auditoría con el nombre de quien autorizó. Cinco PIN equivocados seguidos bloquean la autorización en esa caja durante 15 minutos.

Descuentos por línea: todavía no hay forma de poner un descuento a un producto suelto desde la pantalla de venta. Lo que sí podés hacer es crear una promoción para ese producto (ver capítulo 5).

2.8 Datos del cliente

Dentro del cobro hay dos campos:

• Cliente: el nombre, opcional.
• NIT: viene con CF (consumidor final). Al hacer clic se selecciona solo, así escribís el NIT real encima sin borrar nada.

Junto al NIT pueden salir dos avisos sobre la factura: desde Q2,500 con CF, y para el pequeño contribuyente, una venta menor de Q50 con la casilla El cliente pidió factura. Ninguno bloquea la venta: ver 2.13.

Para clientes registrados (los que tienen puntos o fiado):

1. Hacé clic en Buscar cliente registrado (para puntos o fiar).
2. Escribí el nombre o el NIT.
3. Hacé clic en el cliente de la lista.
4. Aparece el recuadro verde Cliente registrado con su saldo (A favor, Debe o Sin saldo) y sus Puntos.
5. Si te equivocaste, hacé clic en la X de ese recuadro.

2.9 El ticket

Impresión automática

En el panel derecho hay una casilla: Imprimir ticket automáticamente. Viene activada. Cada venta confirmada manda el ticket a la impresora sola. La casilla se recuerda en esta computadora.

Si la impresora no responde, la venta igual queda registrada. Solo ves el aviso «No se pudo imprimir: (el motivo). La venta sí se guardó.». Cuando la impresora vuelva, presioná F9.

El ticket no es una factura. Al final de cada ticket sale siempre: «Este comprobante no es una factura. Solicite su factura electrónica (FEL).» No se puede quitar. Si el cliente necesita factura, emitila con tu certificador FEL.

Imprimir a mano

1. Presioná F9 (o hacé clic en Imprimir).
2. Si ese ticket ya se imprimió, aparece «¿Reimprimir ticket?».
3. Elegí Sí, reimprimir o No.

Ese aviso está para no gastar papel por un F9 de más.

F9 imprime siempre el ticket de la última venta de esta sesión. Para imprimir uno anterior, abrilo desde Caja → Ventas del turno (ver 2.11).

2.10 Después de confirmar

Cuando la venta se guarda:

1. Suena el tono de caja y aparece «Venta registrada». Si hubo vuelto, dice «Venta registrada · Cambio: Q …» durante 8 segundos.
2. Si la impresión automática está activa, sale el ticket.
3. El carrito se vacía.
4. Los datos del cliente se limpian.
5. El cursor vuelve al buscador, listo para la siguiente venta.
6. Arriba del resumen queda el recordatorio de emitir la factura, con Anotar número de factura (F3). Ver 2.13.

El cambio queda a la vista. Si hubo vuelto, abajo en el panel derecho, junto a Imprimir (F9), queda el recuadro verde «Última venta Q … · recibido Q …» con el Cambio en grande. Se va cuando agregás el primer producto de la venta siguiente. En un pago dividido, el cambio es lo que sobra del efectivo.

El stock se descuenta solo. No tenés que tocar Inventario.

2.11 Ver, reimprimir, anular y devolver

Esto no se hace desde la pantalla de venta. Hay dos lugares:

Desde Caja (cajero o administrador)

1. Entrá a Caja.
2. Bajá a la tarjeta Ventas del turno. Ahí están las ventas de la caja abierta, la más nueva arriba.
3. Si la venta es de otro turno, escribí su número en No. de venta (por ejemplo V-000123 o solo 123) y hacé clic en Buscar. Ver el turno te devuelve a la lista. Esto funciona aunque la caja esté cerrada.
4. Hacé clic en el ojo de la venta.

Desde Reportes (solo administrador)

1. Entrá a Reportes.
2. Elegí la pestaña Historial de ventas.
3. Ajustá las fechas si la venta no es de hoy.
4. Hacé clic en la fila de la venta.

En los dos casos se abre el ticket en pantalla, con el mismo formato que sale impreso. Arriba tiene una barra de botones:

Los botones de devolución y anulación solo aparecen en ventas que siguen completadas. Una venta ya anulada muestra el sello VENTA ANULADA.

Anular una venta completa

1. Abrí el ticket y hacé clic en el botón de anular (círculo con X).
2. Escribí el motivo. Es obligatorio.
3. Hacé clic en Anular venta. Volver cierra el formulario sin anular.
4. Confirmá en el aviso final, otra vez con Anular venta.

Qué pasa: el stock de todos los productos vuelve al inventario, la venta queda marcada como anulada y todo se registra en Auditoría. Si la venta se pagó con saldo a favor del cliente, el saldo vuelve a su cuenta; si ganó puntos, se le descuentan. Todo queda en el historial del cliente.

Cuándo no se puede anular (y qué hacer en su lugar):

• La venta ya tiene una devolución parcial. Devolvé el resto con otra devolución parcial; anular repondría dos veces el stock ya devuelto.
• La caja en la que se cobró ya cerró. El cierre de ese día ya está firmado. Registrá una devolución: el dinero sale de la caja abierta hoy y así cuadra.
• Una venta cobrada sin caja abierta se puede anular en cualquier momento.

Devolución parcial

Sirve cuando el cliente devuelve solo algunos productos.

1. Abrí el ticket y hacé clic en el botón de devolución (flecha curva).
2. Para cada producto, poné cuántas unidades regresan con − y +, o escribí el número. A la derecha ves el máximo que podés devolver.
3. Elegí por dónde devolvés el dinero: Efectivo, Tarjeta o Transferencia. Devolver en efectivo necesita una caja abierta. Si la venta tiene un cliente registrado, también podés dejarlo como Saldo a favor: el monto queda en su cuenta para una próxima compra. Los puntos que la venta le dio se descuentan en proporción a lo que devuelve (si ya los gastó, su saldo de puntos queda en negativo hasta que vuelva a comprar).
4. Escribí el motivo. Es obligatorio.
5. Mirá el Reembolso aproximado en el recuadro verde.
6. Hacé clic en Procesar devolución y confirmá.

El stock de lo devuelto vuelve al inventario y queda registro en Auditoría.

Cuánto se devuelve. El reembolso sale de las cifras de esa venta, no de la configuración de hoy:

• Se devuelve lo que el cliente pagó por esas unidades, con los descuentos repartidos y con el IVA tal como se cobró ese día. Si después cambiaste el modo de IVA o el régimen, no importa.
• La propina no se devuelve.
• Entre todas las devoluciones de una venta, nunca se devuelve más que su total.
• La devolución que termina de vaciar la venta devuelve exactamente lo que queda, centavo a centavo.

El recuadro dice «aproximado» porque el monto final lo confirma el sistema al procesar. Se calcula con la misma regla, así que lo normal es que coincida.

Venta fiada de un cliente que todavía debe. Lo normal es devolver a su saldo: le baja la deuda. Devolverle efectivo pide el PIN de gerente, para que nadie saque dinero de la caja por una venta que no se pagó. El campo del PIN aparece apenas elegís Efectivo; sin PIN, devolvé a Saldo a favor.

Quién puede hacerlo. Un Administrador anula y devuelve directamente. Un Cajero también puede, pero el formulario pide el PIN de gerente: el PIN de inicio de sesión de cualquier administrador activo. No hay nada que configurar. El sistema verifica el PIN al procesar (no antes), anota en Auditoría quién autorizó, y tras cinco intentos fallidos bloquea la autorización en esa caja durante 15 minutos.

2.12 La paleta de comandos

Sirve para moverte rápido sin usar el mouse.

1. Presioná Ctrl + K desde cualquier pantalla.
2. Escribí lo que buscás: una pantalla («caja», «reportes»), una acción («nuevo producto», «modo oscuro», «manual», «cerrar sesión») o un producto por nombre, código o SKU.
3. Movete con las flechas ↑ ↓.
4. Presioná Enter para ejecutar.
5. Esc cierra.

Los productos aparecen cuando escribís dos letras o más, con su precio y stock. Al elegir uno se abre su ficha en Productos.

2.13 Facturas por venta

KakawFlash Esencial no emite facturas. El ticket dice «Este comprobante no es una factura» y la factura la emitís vos, en el momento de la venta, desde la App FEL, la Agencia Virtual de la SAT o tu certificador. El programa hace dos cosas: te lo recuerda al cobrar y guarda el número de autorización de cada factura para tu libro de ventas.

Al cobrar

Después de confirmar la venta, arriba del resumen aparece este recordatorio. No es una ventana que estorbe: el cursor sigue en el buscador y podés atender al siguiente cliente.

Este comprobante no es una factura. Emití ahora la factura electrónica desde la App FEL o la Agencia Virtual de la SAT y entregala al cliente. Después podés anotar aquí su número de autorización.

Para anotar el número:

1. Emití la factura y entregala al cliente.
2. Copiá su número de autorización: 32 caracteres (del 0 al 9 y de la A a la F), con o sin guiones, como aparece en la factura.
3. En KakawFlash presioná F3 (o hacé clic en Anotar número de factura).
4. Pegalo con Ctrl + V. La Serie y el Número se llenan solos.
5. Presioná Enter. El recordatorio dice Factura anotada con la serie y el número.

Si la serie o el número que se llenaron no coinciden con los de tu factura, escribí los de la factura: el programa te avisa si el número de autorización quedó mal copiado y no guarda nada hasta que coincidan.

El recordatorio se va cuando escaneás el primer producto de la siguiente venta. F3 sirve para la última venta mientras no salgás del punto de venta; para una anterior usá la pantalla Facturas por venta o el ticket de la venta (2.11).

Si sos pequeño contribuyente

Con el régimen de pequeño contribuyente (Configuración → Negocio → Impuestos), una venta menor de Q50 a Consumidor Final muestra en el cobro, junto al NIT:

Venta menor de Q50: podés incluirla en la factura consolidada del día (artículo 49 de la Ley del IVA). Si el cliente pide factura, emitila ahora.

Debajo está la casilla El cliente pidió factura:

• Sin marcar: la venta va en la factura consolidada del día y no sale el recordatorio de arriba.
• Marcada: la venta lleva su propia factura y, al cobrar, sale el recordatorio. Con el teclado: desde Monto recibido, Shift + Tab llega a la casilla y Espacio la marca.

Una venta de Q50.00 exactos, o con un NIT escrito, siempre lleva su propia factura: la casilla ni aparece.

Desde Q2,500

Si el total llega a Q2,500 y el NIT dice CF, junto al NIT aparece:

Desde Q2,500 la SAT exige NIT o CUI del comprador.

Escribí el NIT o el CUI del cliente y el aviso se va. No bloquea la venta.

La pantalla Facturas por venta

Está en el menú de la izquierda, debajo de Caja (o Ctrl + K → «facturas»). La lista se llama Ventas sin número de factura registrado y dice:

La factura se emite y se entrega al cliente en el momento de la venta (artículo 34 de la Ley del IVA). Esta lista sirve para anotar el número de autorización de las facturas que ya emitiste; no sustituye la emisión en el momento.

1. Elegí las fechas en Desde y Hasta. Vienen con el día de hoy.
2. Cada venta trae su Hora, Total y Cliente. «Pidió factura» marca las que tenían la casilla marcada.
3. Hacé clic en el campo Número de autorización de la venta, pegá el número y presioná Enter. La fila dice Anotado, muestra la Serie y el Número, y el cursor pasa solo a la venta siguiente.
4. Actualizar vuelve a leer la lista: las ventas que ya tienen su número salen de ella.

Un cajero ve las ventas de la caja abierta y las que cobró hoy; las demás las anota el administrador. Si sos pequeño contribuyente, las ventas que van en la factura consolidada no salen en esta lista.

También podés anotar, corregir o borrar el número desde el ticket de la venta (Caja → Ventas del turno, o Reportes → Historial de ventas): Anotar número de factura o Corregir número. Una venta anulada ya no se cambia. Cada cambio queda en la Auditoría con el número de antes y el de después, y un mismo número de autorización no se puede anotar en dos ventas. En Reportes → Historial de ventas, la columna Factura muestra la serie y el número de las ventas que ya lo tienen (pasá el mouse para ver el número de autorización).

Factura consolidada del día

Solo para pequeño contribuyente y solo el administrador. En la pantalla Facturas por venta aparece la pestaña Factura consolidada del día, con las Operaciones y el Total de las ventas menores de Q50 sin factura individual del día que elijas (lo devuelto ese mismo día ya está restado). Para hoy dice:

Ventas de hoy menores de Q50 sin factura individual: [n] operaciones, total Q[x]. Emití al final del día una factura de pequeño contribuyente a Consumidor Final por este total y anotá aquí su número de autorización. Si el total llega a Q2,500, dividilo en más de una factura (la SAT no acepta Consumidor Final desde ese monto).

1. Emití la factura (o las facturas, si el total llega a Q2,500) en la App FEL o la Agencia Virtual.
2. En Anotar factura consolidada, pegá el número de autorización. La serie y el número se llenan solos.
3. Si querés, escribí el Monto.
4. Hacé clic en Anotar factura consolidada.

Podés anotar varias para el mismo día. Si un monto llega a Q2,500, el programa te lo avisa y la anota igual. Si anotaste una por error, borrala con el basurero y anotala de nuevo.

Libro de ventas para tu contador

Libro de ventas (CSV) está en Facturas por venta y en Reportes → Historial de ventas, solo para el administrador. Guarda en tu Escritorio libro_ventas_<desde>_<hasta>.csv con cada venta del rango: fecha, número de venta, total, cliente o CF, serie, número y número de autorización de su factura. Cada factura consolidada va como un documento más.

En el cierre de caja

La pantalla de Caja y el cierre te dicen cuántas ventas del turno tienen su número anotado (capítulo 4):

Facturas registradas: [n] de [m] ventas. Las ventas sin número de factura registrado no significan que no se facturaron: anotá el número cuando lo tengás.

¿Puedo facturar al cierre?

Depende de tu régimen ante la SAT:

• Régimen general (IVA 12 %): no. La factura se emite y se le entrega al cliente en el momento de la venta (artículo 34 de la Ley del IVA). Emitila en ese momento desde la App FEL o la Agencia Virtual de la SAT y después anotá su número de autorización.
• Pequeño contribuyente (5 %): solo para las ventas menores de Q50 a Consumidor Final. El artículo 49 de la Ley del IVA permite emitir al final del día una factura de pequeño contribuyente por el total de esas ventas: la factura consolidada del día. Si el total llega a Q2,500, dividilo en más de una factura. Las ventas de Q50 o más, y cualquier venta en la que el cliente te pida factura, se facturan en el momento.

Para tu caso concreto (multas, cambio de régimen), consultalo con tu contador: Nekai pone el programa, pero no da asesoría tributaria.

Siguiente paso

Cerrá bien el turno: Capítulo 4 — Caja registradora.