7. Configuración

Qué vas a lograr: dejar el sistema con la cara de tu negocio, con los usuarios que necesitás, con respaldos andando y con las actualizaciones al día.

Solo los usuarios con rol Administrador ven esta pantalla.

Entrá a Configuración. Arriba están las pestañas Negocio, Usuarios, Impresora, Respaldos y Licencia. Arriba a la derecha, Manual de usuario abre este manual dentro del programa, igual que F1.

7.1 Negocio

Datos del negocio

Lo que pongas acá sale impreso en cada ticket.

Para cargar el logo, hacé clic en el cuadro punteado y elegí el archivo. Para quitarlo, Quitar logo.

Impuestos y moneda

1. Poné el Símbolo moneda (por ejemplo Q).
2. Elegí tu régimen:
   • Régimen general: tus precios llevan IVA del 12 %.
   • Pequeño contribuyente: pagás el 5 % sobre tus ventas y el ticket no desglosa IVA.

   Si no sabés cuál es el tuyo, preguntale a tu contador.

3. Con régimen general, elegí cómo manejás los precios:

En Guatemala los precios que ve el cliente deben incluir el IVA. Por eso Precio ya incluye IVA es la opción para casi todos los negocios.

Si actualizaste desde la versión 1.0.14 o anterior

Tu tienda sigue cobrando como antes: actualizar no cambia esta opción. Las versiones anteriores venían de fábrica con IVA se suma al precio. El asistente nuevo recomienda Precio ya incluye IVA, pero eso solo se aplica a las tiendas que empiezan de cero.

Revisalo una vez, después de actualizar:

1. Entrá a Configuración → Negocio.
2. Mirá qué está marcado en ¿Tus precios ya incluyen el IVA?
3. Si los precios de tus etiquetas ya incluyen el IVA (lo normal), marcá Precio ya incluye IVA y hacé clic en Guardar.
4. Si no estás seguro, preguntale a tu contador antes de cambiar.

Qué cambia en el ticket de un producto de Q20 con IVA del 12 %:

Las ventas ya hechas no cambian: quedan guardadas con lo que se cobró. Solo la etiqueta de un ticket viejo reimpreso dice «IVA:» o «IVA incluido:» según la opción de hoy.

Devoluciones. Cambiar esta opción no afecta las devoluciones de ventas anteriores. El reembolso se calcula con las cifras de la propia venta: lo que el cliente pagó, con o sin IVA según cómo se cobró ese día, sin la propina. Nunca devuelve más que el total de la venta, y la devolución que termina de vaciarla devuelve exactamente lo que queda. Detalle en el capítulo 2.

Elegí una y no la cambies a mitad de mes. Cambia todos tus totales.

Descuento máximo sin PIN de gerente

1. En Negocio, poné el porcentaje en Descuento máximo sin PIN de gerente (%) (por defecto 10).
2. Si los descuentos de un cajero (por línea y general) superan ese porcentaje del total bruto, el POS lo avisa y, al confirmar, pide el PIN de gerente y el motivo. El PIN de gerente es el PIN de inicio de sesión de cualquier administrador activo; no hay que configurar nada más. Los administradores no tienen tope.

Lealtad por puntos

1. Marcá Activar lealtad por puntos.
2. Puntos ganados por cada Q.1 vendido: con 0.05, el cliente gana 1 punto por cada Q20 gastados.
3. Valor en Q. de cada punto canjeado: con 1.00, cada punto vale Q1.

Cómo funciona en el día a día: ver capítulo 5.

Textos del ticket

Cuatro cuadros de texto, en el orden en que salen impresos:

Al final de cada ticket sale siempre la leyenda «Este comprobante no es una factura. Solicite su factura electrónica (FEL).» No se puede quitar: KakawFlash no emite facturas FEL.

Debajo de todo tenés la Vista previa del ticket: así se va a ver impreso. Revisala antes de guardar.

Para avisar a tus clientes cómo usás sus datos, podés poner un texto corto en el pie: ver el capítulo 5.

Cajón de monedas

La casilla Abrir cajón de monedas en ventas de efectivo viene marcada. Cada vez que se imprime un ticket de venta en efectivo, se manda la señal estándar para que el cajón se abra. Funciona si tenés el cajón conectado a la impresora térmica.

Guardar

Nada de lo anterior se aplica hasta que hacés clic en Guardar configuración, abajo de todo.

7.2 Usuarios y roles

Crear un usuario

1. Elegí la pestaña Usuarios.
2. Hacé clic en Nuevo usuario.

3. Completá:

   • Usuario: sin espacios, es con lo que inicia sesión. No se puede cambiar después.
   • Nombre completo: lo que se ve en pantalla y en los reportes.
   • PIN: solo números. De 4 a 8 dígitos para un cajero y de 6 a 8 para un administrador. El campo te dice el mínimo según el rol que elijas.
   • Rol: Cajero o Administrador.
4. Hacé clic en Crear.

Qué puede hacer cada rol

Dejá a los cajeros en Cajero. Es el punto del sistema: que se pueda vender sin poder cambiar precios, borrar ventas ni llevarse la lista de clientes. Estos permisos los controla el programa por dentro, no solo la pantalla.

Cambiar un PIN

1. En la fila del usuario, hacé clic en el botón PIN.
2. Si es tu propio PIN, escribí primero el PIN actual. Para el PIN de otra persona no hace falta.
3. Escribí el PIN nuevo: de 6 a 8 dígitos para administradores y de 4 a 8 para cajeros, distinto al actual y sin secuencias como 1234 o 0000. Cuando le cambiás el PIN a otra persona, esa persona tendrá que elegir el suyo la próxima vez que entre.
4. Hacé clic en Cambiar.

Como esta pantalla es solo para administradores, es el administrador quien cambia los PIN de todo el equipo. Al cambiar un PIN, las sesiones abiertas de ese usuario en otras cajas se cierran al instante (la tuya sigue si es tu propio PIN). Lo mismo pasa al eliminar a un usuario o al quitarle el rol de administrador.

No se puede dejar el negocio sin administrador: al último administrador activo no se le puede quitar el rol ni eliminarlo. Creá otro primero.

Editar o eliminar

• Lápiz: cambia el nombre completo y el rol.
• Basurero: elimina el usuario. Te pide confirmación.

7.3 Impresora

Acá le decís al programa a cuál impresora mandar los tickets y los cortes de caja, y de qué ancho es tu rollo de papel. Si nunca entrás a esta pestaña, todo sigue funcionando como siempre: sale por la impresora predeterminada de Windows, en 80 mm.

Elegir la impresora

1. Abrí la lista Impresora.
2. La primera opción es Predeterminada del sistema: la que usaría Windows si apretaras Ctrl+P en cualquier programa. Dejala así si solo tenés una.
3. Si tenés varias (por ejemplo la térmica del mostrador y una de hojas en la oficina), elegí la térmica por su nombre.
4. Guardar.

Si acabás de conectar una impresora y no aparece en la lista, instalá su controlador y tocá Actualizar lista.

Si el equipo todavía no tiene ninguna impresora instalada, la pestaña te lo dice y no pasa nada más. No es un error.

58 o 80 mm

Es el ancho del rollo de papel, no el de la impresora. Medilo con una regla, o miralo en la caja del rollo que comprás.

Elegir mal no rompe nada, pero se nota: con 80 mm configurado en un rollo de 58 mm, las líneas de guiones y los totales se parten en dos renglones; al revés, el ticket queda angostito y desperdiciás papel.

Imprimir prueba

El botón Imprimir prueba saca un ticket corto con el nombre de tu negocio, la fecha, el ancho configurado y una línea de guiones. Guardá antes de probar, porque la prueba usa lo que está guardado, no lo que ves en pantalla.

Mirá la línea de guiones: si llega justo al borde del papel, el ancho está bien. Si se parte en dos renglones, cambiá a 58 mm. Si sobra la mitad del rollo, cambiá a 80 mm.

El aviso que aparece abajo dice la verdad:

• «Prueba impresa en "EPSON TM-T20III"»: salió papel de esa impresora.
• «No se pudo imprimir la prueba: …»: no salió nada, y el texto dice por qué.

Dice que la impresora no está conectada

Aparece un aviso amarillo: La impresora «X» ya no está conectada. Significa que el nombre que guardaste ya no existe en este equipo. Mientras tanto los tickets siguen saliendo por la predeterminada del sistema, así que no perdés ventas.

Revisá, en este orden:

1. ¿Está encendida, con luz fija y con papel?
2. ¿El cable USB está bien puesto de los dos lados?
3. ¿Aparece en Configuración de Windows → Bluetooth y dispositivos → Impresoras y escáneres? Si no, reinstalá su controlador.
4. Volvé a esta pestaña, tocá Actualizar lista, elegila de nuevo y Guardar.

Si le cambiaron el nombre a la impresora (pasa al reinstalarla), el nombre viejo no vuelve solo: elegí el nuevo de la lista y guardá.

Más problemas de impresión, en el capítulo 9.

7.4 Respaldos

Esta pestaña hace tres cosas: sacar una copia, mostrarte las que tenés, y volver a una de ellas. El detalle completo está en el capítulo 8; acá va lo que ves en pantalla.

Copia de seguridad ahora

El botón Copia de seguridad ahora crea una copia rápida (.gz) de toda tu base: productos, ventas, clientes, caja. Está cifrada, igual que la original, y por eso solo abre en esta computadora.

Arriba te muestra la última copia con su tamaño y su fecha.

Copias automáticas

Aunque no toques nada, el programa guarda solo una copia .gz cada 30 minutos si hubo cambios, y otra cada vez que cerrás la caja. La pantalla muestra «Último respaldo automático: …». Aparecen en la lista de abajo junto con las tuyas. Cómo funcionan y cuántas se guardan: capítulo 8.

Respaldo portable con contraseña

Escribí una contraseña de al menos 12 caracteres y tocá Crear respaldo portable. Sale un archivo .nkbk que abre en cualquier computadora que tenga esa contraseña: es el que usás para mudarte de equipo o para recuperar el negocio si esta máquina se pierde.

Sin la contraseña ese archivo no lo abre nadie, tampoco nosotros. Guardala fuera de la computadora.

Respaldos en este equipo

La lista muestra lo que hay en la carpeta, lo más nuevo arriba, y de cada archivo te dice si abre en cualquier PC o solo en este equipo. Al lado de cada uno:

• Guardar copia en USB… abre la ventana de Windows para copiarlo a una memoria o a tu carpeta de Google Drive / OneDrive.
• Restaurar prepara ese respaldo. Te pide confirmación, te dice cuántas ventas trae antes de que decidas, y después te deja el botón Reiniciar ahora: hasta que reinicies, lo que vendás no va a estar en el respaldo.

Restaurar desde archivo… hace lo mismo con un respaldo que no está en esta computadora: abre la ventana de Windows para que lo busques en la USB.

Dónde quedan

En la carpeta que la misma pantalla te muestra, debajo de Carpeta. En Windows es:

C:\Users\TU-USUARIO\AppData\Roaming\nekai-pos\backups

Las copias rápidas de más de 30 días se borran solas para no llenarte el disco.

Un respaldo en la misma computadora no te salva de un robo ni de un disco quemado. Sacá un respaldo portable a una USB al menos una vez por semana. Ver capítulo 8.

El recordatorio de copia en USB

Si tu última copia fuera de la computadora tiene más de 7 días, o si nunca hiciste una, KakawFlash te lo recuerda con un aviso. El aviso trae un botón para guardar la copia en USB en ese momento. Desaparece cuando guardás una copia nueva.

7.5 Tus datos

Exportar todos mis datos

Tus datos son tuyos. Con esta opción te llevás todo en archivos abiertos, por ejemplo para pasarte a otro sistema o para tu contador.

1. Entrá a Configuración.
2. Tocá Exportar todos mis datos.
3. Escribí tu PIN de administrador.
4. Elegí la carpeta donde guardarlo.

Sale una carpeta con un archivo CSV por cada parte de tu negocio: productos, categorías, clientes, ventas con sus líneas y pagos, devoluciones, fiado, movimientos de inventario, caja y auditoría. Se abren con Excel. Los PIN y las claves no se exportan.

Funciona también en modo solo lectura, con la licencia vencida.

La exportación no está cifrada. Lleva los datos de tus clientes. Guardala en un lugar seguro y borrala cuando ya no la necesites.

Para atender a un cliente que pide sus datos o que lo borres, mirá el capítulo 5.

Respaldo en la nube

El respaldo en la nube no está disponible por ahora y su pestaña no aparece. Para tener una copia fuera de la computadora, usá el respaldo portable en una USB (capítulo 8).

7.6 Licencia

La pestaña Licencia tiene estos bloques.

Estado de licencia

Verde cuando está activa, ámbar cuando no. Si está activa te muestra tu plan, el Cliente y la fecha en que Vence (una licencia perpetua dice «Sin vencimiento»).

Cuando falten 30 días o menos, aparece una franja amarilla arriba de la pantalla recordándotelo. A 7 días o menos se pone roja. Podés cerrarla y vuelve al día siguiente.

Tu plan

El plan se lee en una línea, por ejemplo:

Plan Empresarial · 3 cajas · 2 tiendas · Anual

Lo ves también en la pantalla Activación de licencia, apenas activás la clave.

• Una licencia emitida antes de que existieran los planes se muestra como Plan Esencial · 1 caja. No perdiste nada: sigue funcionando igual.
• Durante la prueba gratis dice Prueba gratis · Plan Emprendedor · 1 caja, para que no la confundas con un plan comprado.
• Todo lo que explica este manual funciona igual en los tres planes.
• KakawFlash Esencial no emite facturas. Facturás por aparte y anotás el número de cada factura en el programa: capítulo 2.

Si el plan no es el que compraste, escribinos a ceo@nekaigt.com con tu ID de hardware.

Si estás en la prueba gratis

Desde la versión 1.0.15 podés probar KakawFlash 14 días gratis, sin registrarte, sin tarjeta y sin internet.

1. Aceptá los términos (capítulo 1).
2. En la pantalla Activación de licencia, hacé clic en Empezar prueba gratis de 14 días.
3. Aparece un mensaje con la fecha en que termina. Ya podés usar todo el programa.

El día que empezás cuenta como el primero. Durante la prueba, este bloque dice Prueba gratis — quedan N días y la fecha en que Termina. Arriba de la pantalla vas a ver una franja con los días que te quedan; se pone roja cuando quedan 3 o menos.

La prueba es una sola por computadora: reinstalar el programa no da otra.

Modo solo lectura

Cuando termina la prueba, o cuando vence tu licencia, el programa no se cierra ni borra nada. Entrás con tu PIN como siempre, pero en modo solo lectura.

Vas a ver una franja roja arriba que no se puede cerrar, y la caja dice Modo solo lectura.

Para volver a vender, pedinos una licencia con tu ID de hardware y pegala en Activar licencia (abajo). El cambio es inmediato: no hace falta reiniciar y no perdés nada de lo que cargaste.

Durante la prueba, si el reloj de la computadora se atrasa más de un día, el programa también pasa a solo lectura. No te da una prueba nueva. Corregí la fecha y la hora y volvé a abrirlo.

Actualizaciones

Esta tarjeta responde una sola pregunta: ¿esta computadora puede ver versiones nuevas?

Cuatro botones:

• Buscar actualización ahora: fuerza una revisión y te avisa el resultado.
• Copiar diagnóstico: copia toda esa información como texto. Pegalo en tu mensaje a soporte y nos ahorrás media hora de preguntas.
• Copiar ruta de los logs: copia la dirección del archivo de registros.
• Abrir carpeta de logs: abre esa carpeta en el Explorador para que adjuntes el archivo. Pasos y qué lleva el archivo en la sección 9.9.

El sistema revisa solo al abrir la app y una vez por hora. Cuando hay algo nuevo, aparece una franja azul arriba con el botón Instalar y reiniciar. Podés posponerla con la X: vuelve al día siguiente, o antes si sale una versión más nueva todavía.

Qué hacer si nunca aparece nada: capítulo 9.

ID de hardware

El código que identifica esta computadora. Es lo que nos mandás para pedir una licencia o un código de recuperación. Hacé clic en Copiar.

Activar licencia

Para renovar o cambiar de plan: pegá la clave nueva y hacé clic en Activar licencia.

Contrato y aviso de privacidad

Son los textos que aceptaste la primera vez que abriste el programa. Podés leerlos en cualquier momento, sin internet:

1. Hacé clic en Leer el contrato (EULA) o en Leer el aviso de privacidad.
2. Se abre el texto completo. Cerralo con Cerrar o con la tecla Esc.

Abajo del título dice qué versión se aceptó en esta computadora y en qué fecha. Si querés una copia por correo, pedila a ceo@nekaigt.com.

Software de terceros

El botón Licencias de software de terceros muestra los avisos de los componentes de código abierto con los que está hecho KakawFlash.

7.7 Auditoría

No está dentro de Configuración: es su propia pantalla en el menú izquierdo, solo para administradores.

Registra cada acción importante: ventas, anulaciones, devoluciones, cambios de precio, ajustes de stock, aperturas y cierres de caja, cambios de usuarios.

1. Entrá a Auditoría.
2. Elegí cuántas entradas ver: 50, 200, 500 o 1000.
3. La tabla muestra número, fecha, usuario, acción, entidad, detalle y un código de verificación.

Es un registro verificable, no uno imposible de tocar.

Verificar integridad

Hacé clic en ese botón. Cada entrada está encadenada con la anterior mediante un código. Si alguien cambia o borra una entrada sin rehacer toda la cadena, la verificación lo detecta. No reemplaza guardar tus cortes Z impresos: son tu respaldo en papel.

• «Cadena de auditoría íntegra»: todo bien.
• «Cadena rota en seq #N»: avisanos de inmediato.

Corré esa verificación una vez al mes, y siempre antes de una auditoría contable.

Siguiente paso

Protegé tu información: Capítulo 8 — Seguridad y respaldos.