3. Productos e inventario

Qué vas a lograr: cargar tu catálogo completo (uno por uno o de un solo golpe desde Excel), organizarlo en categorías y mantener el stock al día.

3.1 Crear un producto

1. Entrá a Productos y hacé clic en Nuevo producto.
2. Completá los campos. Los que llevan asterisco son obligatorios:

3. Hacé clic en Crear.

Si sos cajero: podés crear productos, pero el precio de venta, el descuento y el stock inicial los tiene que autorizar un administrador. Al guardar se abre la ventana Autorización de gerente: el administrador escribe su propio PIN de inicio de sesión. Queda anotado en Auditoría.

Atajos útiles del formulario:

• En el código de barras, Enter te lleva al campo del nombre.
• Guardar y agregar otro guarda y deja el formulario limpio, conservando la categoría y la unidad. Ideal para cargar muchos productos seguidos.
• Esc cierra sin guardar.

Si el código ya existe, el campo se pone en rojo y te dice «Ya existe: Nombre del producto». No te deja crear duplicados.

Poner el precio con la calculadora de margen

1. Escribí el Precio de compra.
2. En el recuadro azul, poné el Margen que querés en porcentaje.
3. Hacé clic en Aplicar al precio de venta.

El sistema calcula el precio y lo escribe solo. Debajo te muestra el margen actual cada vez que cambiás un precio. El margen que uses se recuerda para el próximo producto.

Ver cuánto paga el cliente

Apenas ponés un precio de venta aparece un recuadro verde con el IVA y la línea Cliente paga. Sirve para no confundirte entre precio con IVA y sin IVA. Lo que muestre depende de cómo configuraste el IVA (ver capítulo 7).

Imagen del producto

1. Hacé clic en el cuadro gris de la izquierda del formulario.
2. Elegí un archivo PNG, JPG o WEBP de hasta 5 MB.
3. La imagen aparece en el catálogo del punto de venta y en la búsqueda.
4. Quitar imagen la borra de la ficha.

Producto activo

La casilla Producto activo (aparece en el POS) viene marcada. Desmarcala para esconder un producto sin borrarlo: por ejemplo algo de temporada.

3.2 Buscar y editar productos

En la pantalla Productos:

1. Escribí en el buscador. Encuentra por nombre, código de barras o SKU.
2. Con el menú Todas las categorías filtrás por categoría.
3. Hacé clic en el lápiz de una fila para editar.
4. Hacé clic en el basurero para eliminar. Te pide confirmación.

En la columna Stock los colores te avisan:

• Rojo: agotado.
• Amarillo con triángulo: llegó al mínimo.
• Verde: todo bien.

3.3 Categorías

Sirven para ordenar el catálogo y navegarlo rápido con F10 en la caja.

La pantalla Categorías la ve solo un administrador. El cajero usa las categorías para filtrar en la caja y para elegir la de un producto, pero no las crea, edita ni borra.

1. Entrá a Categorías.
2. Hacé clic en Nueva categoría.

3. Completá:

   • Nombre (obligatorio), por ejemplo «Bebidas».
   • Categoría padre, si querés que sea una subcategoría.
   • Color: elegí uno de la paleta. Es el punto de color que ves en la caja.
   • Orden: número para decidir cuál va primero.
4. Guardá.

Podés tener categorías dentro de categorías: «Bebidas» y, adentro, «Gaseosas» y «Jugos».

3.4 Importar muchos productos desde un CSV

Si ya tenés tu catálogo en Excel, no lo cargues a mano.

Paso 1: armá el archivo

1. Entrá a Productos y hacé clic en Importar CSV.
2. Hacé clic en Descargar plantilla. Se baja plantilla-productos-nekai.csv.
3. Abrila con Excel y reemplazá las filas de ejemplo con tus productos.

Columnas que acepta el archivo:

Detalles que te van a ahorrar problemas:

• La primera fila tiene que ser la de los nombres de columna, tal cual.
• Sirve la coma , y también el punto y coma ; como separador.
• En los precios sirve el punto 2.50 y también la coma 2,50.
• Si escribís una category_name que no existe, se crea sola.
• El archivo no puede pasar de 10 MB ni de 5000 productos por importación.

Ejemplo de la plantilla:

sep=,
barcode,name,sku,description,category_name,purchase_price,sale_price,stock,min_stock,unit
7501234567890,Coca-Cola 600ml,COCA-600,,Bebidas,4.50,7.50,24,6,unidad
7501234567891,Pan francés,PAN-FRA,,Panadería,,2.00,50,10,unidad

La primera línea sep=, está para que Excel separe bien las columnas. Dejala.

Paso 2: importá

1. En la ventana Importar productos desde CSV, hacé clic en el recuadro punteado y elegí tu archivo.
2. Aparece una vista previa con las primeras 50 filas.
3. Si hay problemas de formato, se listan en rojo con el número de línea.
4. Hacé clic en Importar N productos.
5. Al terminar ves el resumen: cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y cuántas filas dieron error.

Qué pasa con los productos que ya existían

El sistema busca por código de barras:

• Si el código no existe, crea el producto.
• Si el código ya existe, actualiza nombre, precio y los demás datos que traigas. Las columnas que dejes vacías no se tocan.
• El stock solo cambia si venís con la columna stock llena. Si la dejás vacía, tu stock actual queda como está.

Eso te deja usar el mismo archivo para actualizar precios sin arruinar el inventario.

3.5 Inventario

Entrá a Inventario. Arriba tenés tres pestañas.

Stock actual

Una tabla con cada producto, su stock, su mínimo, el valor del stock (stock por precio de compra) y su estado: Agotado, Stock bajo u OK.

Dos botones por fila:

Pasos para cualquiera de los dos:

1. Hacé clic en el botón de la fila.
2. Escribí la cantidad (a sumar) o el número final (a dejar).
3. Escribí una nota explicando por qué. Es opcional, pero es lo que vas a leer dentro de tres meses.
4. Confirmá con Agregar +N o Ajustar a N.

Movimientos

El historial de todo lo que entró y salió, con fecha, producto, tipo y cantidad.

Alertas

Los productos que llegaron o bajaron de su stock mínimo. Es tu lista de compras. El número entre paréntesis en la pestaña es cuántos hay.

3.6 Consejos para que el inventario no se desordene

1. Poné un stock mínimo realista en cada producto. Sin eso, las Alertas no sirven.
2. Usá Agregar cuando llega mercadería, nunca Ajustar. Así queda claro qué entró.
3. Usá Ajustar solo después de contar físicamente, y escribí siempre la nota.
4. Nunca corrijas stock borrando y volviendo a crear el producto: perdés el historial.

Siguiente paso

Registrá a tus clientes: Capítulo 5 — Clientes y promociones.