4. Caja registradora

Qué vas a lograr: abrir el turno con un fondo, cerrarlo contando el efectivo, sacar el corte Z y entender qué hacer cuando no cuadra.

4.1 Para qué sirve la caja

La pantalla Caja es el control del efectivo del turno. Registra:

• con cuánto empezaste (el fondo),
• cuánto se vendió en efectivo, tarjeta y transferencia,
• los abonos de fiado que cobraste en efectivo,
• las entradas y salidas de efectivo que registraste (sencillo del banco, un pago a un proveedor),
• cuánto contaste al final,
• y la diferencia entre lo esperado y lo contado.

Sin caja abierta no se cobra en efectivo. Con la caja cerrada solo pasan las ventas con tarjeta o transferencia. Abrila siempre al empezar el turno.

Solo puede haber una caja abierta a la vez. Si intentás abrir otra, ves «Ya hay una caja abierta. Cerrala antes de abrir otra.»

4.2 Abrir la caja

Hacelo antes de la primera venta del día.

1. Entrá a Caja.
2. Hacé clic en Abrir caja.
3. Escribí el Fondo de caja inicial: el efectivo con el que arrancás el turno, el sencillo para dar vueltos.
4. Hacé clic en Abrir caja.

Aparece el recuadro verde Caja abierta con la hora de apertura. Si no tenés fondo, poné 0.

4.3 Lo que ves con la caja abierta

Mientras el turno corre, el recuadro verde muestra:

Esos totales se actualizan en vivo durante el turno. La tarjeta también muestra Efectivo esperado: fondo inicial + efectivo cobrado − cambio entregado + abonos de fiado en efectivo − reembolsos en efectivo + entradas de efectivo − salidas de efectivo (la parte en efectivo de un pago mixto cuenta como efectivo).

Al pie de la tarjeta vas a ver cuántas ventas del turno tienen anotado el número de su factura:

Facturas registradas: [n] de [m] ventas. Las ventas sin número de factura registrado no significan que no se facturaron: anotá el número cuando lo tengás.

El enlace Ir a Facturas por venta te lleva a anotarlos (capítulo 2). La misma línea aparece en el conteo del cierre y, con las cifras finales, después de cerrar.

Debajo está Entradas y salidas de efectivo, con los botones para registrarlas y la lista de las del turno (sección 4.10).

Más abajo está Ventas del turno: las ventas de la caja abierta, para reimprimir, anular o devolver sin salir de Caja. Cualquier usuario la ve. Cómo se usa: capítulo 2.

4.4 Cerrar la caja

El cierre es definitivo: no se puede editar después. Por eso el programa te lo pregunta dos veces.

1. Entrá a Caja y hacé clic en Cerrar caja.
2. Contá el efectivo físico de la gaveta. Todo, incluyendo el fondo inicial.
3. Escribí el total contado en Efectivo contado en caja.
4. Si querés, escribí en Notas (opcional) lo que pasó en el turno.
5. Hacé clic en Cerrar caja.
6. Aparece el aviso «¿Cerrar la caja?» con el monto que escribiste. Leelo.
7. Elegí Volver a contar si querés revisar, o Cerrar caja para confirmar.

El programa te muestra el desglose del turno: Fondo inicial, Efectivo cobrado, Cambio entregado, Reembolsos en efectivo y Efectivo esperado. Si hubo abonos, entradas o salidas de efectivo, también aparecen. Contá el efectivo tal cual está en la gaveta y anotalo. El aviso de confirmación te dice si hay sobrante, faltante o si cuadra, y te recuerda que después del cierre no se puede editar.

Si la caja está vacía y escribís 0, aparece una casilla extra: Confirmo que la caja está vacía. Hay que marcarla. Un cero sin querer es casi siempre un error de tecleo.

4.5 El resultado del cierre

Al confirmar, el programa te dice cómo quedó:

4.6 El corte Z

El corte Z es el comprobante impreso del cierre.

Se imprime solo. Al confirmar el cierre, el programa lo manda a la impresora sin que hagas nada.

El corte Z incluye:

• nombre del negocio, apertura y cierre,
• quién cerró la caja,
• fondo inicial,
• ventas en efectivo, tarjeta y transferencia,
• total de ventas y número de transacciones,
• abonos, entradas y salidas de efectivo, si los hubo,
• efectivo esperado y efectivo contado,
• la diferencia, marcada como cuadra, sobrante o faltante,
• cada entrada y salida de efectivo con su hora, monto, motivo y, si lo hubo, quién la autorizó,
• las notas que hayas escrito,
• una línea para la firma del responsable.

El corte Z se adapta al ancho del papel que elegiste en Configuración → Impresora (58 u 80 mm).

Volver a imprimirlo (solo administrador)

1. En Caja, bajá a Historial de cortes.
2. Buscá el corte por fecha.
3. Hacé clic en Reimprimir.

Mandarlo sin imprimirlo

Justo después de cerrar aparece un aviso: «Caja cerrada. ¿Compartir el corte Z?»

• WhatsApp: te pide el número con código de país (por ejemplo 50212345678) y abre el chat con el resumen ya escrito.
• Correo: te pide el correo y abre tu programa de email con el texto listo.

Los mismos dos botones están en cada fila del historial.

4.7 Historial de cortes

Al final de la pantalla Caja está el Historial de cortes, con los últimos cierres. Solo lo ve un administrador. Cada uno muestra:

• fecha y hora de apertura y cierre,
• una etiqueta de color: Cuadra (verde), Sobrante (amarillo) o Faltante (rojo),
• el desglose: fondo, efectivo, tarjeta, transferencia y total,
• las entradas y salidas de efectivo, si las hubo; con Ver detalle ves cada una con su motivo y quién la autorizó,
• la nota del turno, si escribiste una.

Cuando la diferencia pasa de Q1, aparece además un recuadro con pistas de dónde puede estar el problema.

4.8 Qué hacer si hay diferencia

Una diferencia no es un robo hasta que revisás. Este es el orden.

Si falta dinero

1. Revisá si alguien sacó efectivo de la gaveta sin registrarlo como Salida de efectivo (una compra, un adelanto, un pago a proveedor). Si fue así y la caja sigue abierta, registrala ahora (sección 4.10).
2. Revisá las ventas en efectivo del turno: abrí sus tickets en Caja → Ventas del turno o, si sos administrador, filtrá por Efectivo en Reportes → Historial de ventas. ¿Alguna se cobró con un cambio mal dado?
3. Fijate si hubo devoluciones en efectivo. Salen de la gaveta y no siempre se recuerdan.
4. Contá otra vez, moneda por moneda. La mitad de los faltantes son errores de conteo.

Si sobra dinero

1. Revisá si una venta se cobró en efectivo pero se registró como tarjeta o transferencia.
2. Revisá si faltó dar un vuelto.
3. Revisá si un cliente te pagó fiado en efectivo y no se registró el abono en Clientes.
4. Revisá si alguien dejó efectivo en la gaveta que no era del turno (sencillo del banco, por ejemplo) sin registrarlo como Entrada de efectivo.

Siempre

• Escribí lo que encontraste en Notas antes de cerrar.
• El cierre queda en Auditoría con tu usuario, la hora y los montos.
• Si las diferencias se repiten con la misma persona y el mismo turno, ya tenés un patrón, no una sospecha.

4.9 Rutina recomendada del día

1. Al abrir: contá el fondo y abrí la caja.
2. Durante el día: vendé normal. Si sacás o metés efectivo de la gaveta, registralo en el momento con Salida de efectivo o Entrada de efectivo (sección 4.10).
3. Al cerrar: contá todo, cerrá la caja, guardá el corte Z impreso.
4. Una vez por semana: revisá el historial de cortes. Si todos cuadran, buena señal.

4.10 Entradas y salidas de efectivo

Cuando metés o sacás efectivo de la gaveta sin una venta, registralo en el momento. Así el efectivo esperado lo sabe y el corte Z cuadra.

• Entrada: traés sencillo del banco, o alguien repone efectivo.
• Salida: le pagás a un proveedor, llevás la venta del mediodía a la caja fuerte, das un adelanto.

Necesitás la caja abierta: el movimiento entra en la caja abierta, la misma que usan las ventas en efectivo. Sin caja abierta la tarjeta no aparece: abrí la caja primero.

Registrar una entrada

1. En Caja, en la tarjeta Entradas y salidas de efectivo, hacé clic en Entrada de efectivo.
2. Escribí el Monto y presioná Enter.
3. Escribí el Motivo, de 3 a 200 letras. Por ejemplo: «Sencillo del banco».
4. Presioná Enter o hacé clic en Registrar entrada.

Una entrada no pide PIN, ni al cajero ni al administrador.

Registrar una salida

1. Hacé clic en Salida de efectivo.
2. Escribí el Monto. Debajo ves el Efectivo esperado en caja.
3. Escribí el Motivo. Por ejemplo: «Pago al proveedor de bebidas».
4. Hacé clic en Registrar salida.
5. Si sos cajero, aparece Autorizar salida de efectivo: un administrador escribe su PIN y hace clic en Autorizar salida. Un administrador no necesita PIN para sus propias salidas.

Dos reglas:

• No podés sacar más de lo que la caja debería tener. Si lo intentás, ves «La salida de Q … supera el efectivo esperado en caja (Q …)». Revisá el monto: si el efectivo de verdad está, primero falta registrar algo que entró.
• Con un PIN equivocado ves «PIN de gerente incorrecto». Después de 5 intentos fallidos, la autorización se bloquea 15 minutos.

Si te equivocaste

Un movimiento no se edita ni se borra: así el corte Z y la Auditoría siempre coinciden. Para corregirlo, registrá el movimiento contrario con un motivo claro.

Ejemplo: registraste una salida de Q300 que en realidad fue de Q30. Registrá una entrada de Q270 con el motivo «Corrige salida de las 13:10».

Dónde aparecen

• En la lista del turno, con la hora, el motivo, quién lo registró y quién lo autorizó.
• En el Efectivo esperado y en el desglose de Cerrar caja.
• En el corte Z, uno por uno, con su motivo.
• En el Historial de cortes, con Ver detalle (solo administrador).
• En Auditoría, como cash_in (entrada) o cash_out (salida).

Abonos de fiado

Los abonos los registra hoy solo un administrador, desde Clientes (sección 5.3 del capítulo 5). Un cajero no puede.

Si un cliente le paga al cajero en efectivo:

1. El cajero guarda el dinero en la gaveta y anota nombre del cliente y monto.
2. El administrador registra el abono antes de cerrar la caja, con ¿Cómo pagó? en Efectivo. Así entra en el efectivo esperado y el corte cuadra.
3. Si la caja ya se cerró, el Z marca sobrante por ese monto. Anotalo en las notas del cierre. Después registrá el abono con Sin dinero (solo corrección): ese dinero ya se contó en el corte anterior.

No registres un abono como Entrada de efectivo: el abono baja la deuda del cliente; la entrada no.

Canje de puntos

El canje de puntos se hace desde Clientes (capítulo 5). Al canjear elegís ¿Cómo se lo entregás?:

• En efectivo, de la caja abierta: el valor sale de la caja como una salida de efectivo, con el motivo «Canje de N puntos de lealtad». El corte Z lo cuenta y no marca faltante. Necesitás la caja abierta y suficiente efectivo en ella; si no, el canje no se hace.
• Sin efectivo: no sale dinero de la caja. Dáselo como descuento al cobrar o como saldo a favor.

Si canjea un cajero, un administrador lo autoriza con su PIN.

Cada canje queda en Auditoría con el usuario que lo hizo y quién lo autorizó. No registres además una Salida de efectivo por el mismo canje: el programa ya la registró.

Siguiente paso

Mirá los números del negocio: Capítulo 6 — Reportes.