5. Clientes y promociones

Qué vas a lograr: llevar la cuenta de tus clientes frecuentes, manejar el fiado con orden, premiar con puntos y dejar descuentos que se aplican solos.

5.1 Cuándo registrar a un cliente

No hace falta registrar a todo el mundo. En la caja podés escribir el nombre y el NIT sueltos y listo.

Registrá al cliente cuando querés que tenga:

• fiado (que se lleve hoy y pague después),
• puntos de lealtad,
• o su historial de compras a mano.

5.2 Crear un cliente

1. Entrá a Clientes en el menú izquierdo.
2. Hacé clic en Nuevo cliente.
3. Completá:

4. Guardá.

Para buscar después, usá el buscador de arriba: encuentra por nombre o por NIT.

La tabla muestra Saldo y Puntos de cada cliente.

Un cajero ve de cada cliente lo necesario para cobrar: nombre, NIT y saldo. El teléfono, el correo, la dirección y las notas solo los ve un administrador.

5.3 Entender el saldo

El Saldo puede ir para los dos lados. La pantalla te lo dice con palabras:

¿Quién me debe?

Marcá Con saldo, abajo del buscador. La lista se queda solo con los clientes que deben o tienen saldo a favor, primero los que más deben, y arriba ves el total Por cobrar.

Registrar un abono o fiar

Solo un administrador puede tocar el saldo. Si un cliente le paga a un cajero, el cajero guarda el dinero y anota el monto; el administrador registra el abono antes de cerrar la caja. Detalle en el capítulo 4.

1. En la fila del cliente, hacé clic en el icono de Registrar abono o fiar (la alcancía).

2. Elegí qué pasó:

   • Registrar abono: el cliente te paga. Baja lo que debe, o le queda a favor si no debía (un anticipo).
   • Fiar: le anotás un monto en su cuenta. Sube lo que debe, o le quita saldo a favor.
3. Escribí el Monto (Q), siempre sin signo. Abajo ves cómo queda la cuenta.
4. Escribí la Razón. Es obligatoria.

5. Elegí el medio:

   • En un abono, ¿Cómo pagó?: efectivo, tarjeta, transferencia o Sin dinero (solo corrección).
   • Al fiar, ¿Sale dinero?: viene en No, solo se anota en su cuenta. Elegí Efectivo (sale de la caja abierta) solo si le entregás dinero, por ejemplo cuando le devolvés su saldo a favor.
6. Hacé clic en Registrar abono o en Fiar.

Dos reglas que protegen tu caja:

• Un movimiento en efectivo necesita la caja abierta y entra (o sale) del efectivo esperado del turno. Así el corte cuadra.
• Fiar pide el PIN de gerente, aunque seas administrador, porque aumenta lo que el cliente debe o le quita saldo a favor.

Vender fiado

1. En el punto de venta, presioná F4 para cobrar.
2. Presioná F12 (o hacé clic en Fiar).
3. Si todavía no elegiste un cliente, se abre Seleccionar cliente: buscalo y elegilo. Fiar queda marcado.
4. Presioná F8.

El total se descuenta del saldo. Si no tenía saldo a favor, queda en Debe. Cuando el cliente pague, registrá el abono con Registrar abono o fiar → Registrar abono.

Tope de crédito (opcional)

Podés ponerle a cada cliente un tope de crédito: lo máximo que puede deber.

1. Abrí la ficha del cliente con el lápiz.
2. En Límite de fiado (Q) escribí el tope en quetzales. Dejalo vacío si no querés límite. Solo el administrador lo ve y lo cambia.
3. Guardá.

Si una venta fiada haría que el cliente deba más que su tope, la venta no pasa. Sin tope, el sistema no pone límite: vos decidís a quién le fiás.

5.4 Puntos de lealtad

Activarlos

1. Entrá a Configuración → Negocio.
2. Marcá Activar lealtad por puntos.
3. Poné Puntos ganados por cada Q.1 vendido. Con 0.05, el cliente gana 1 punto por cada Q20 que gasta.
4. Poné Valor en Q. de cada punto canjeado. Con 1.00, cada punto vale Q1.
5. Guardá la configuración.

Cómo se ganan

Los puntos se suman solos cuando la venta tiene un cliente registrado seleccionado. Si el cajero no eligió el cliente, esa compra no suma puntos.

Cómo se canjean

1. Entrá a Clientes.
2. En la fila del cliente, hacé clic en el icono de Canjear puntos.
3. Escribí cuántos puntos canjea.

4. En ¿Cómo se lo entregás? elegí:

   • En efectivo, de la caja abierta: el valor sale de la caja y queda en el corte Z. Necesitás la caja abierta.
   • Sin efectivo (descuento o saldo a favor aparte): no sale dinero de la caja.
5. Hacé clic en Canjear. Si sos cajero, un administrador escribe su PIN en Autorizar canje de puntos.

El programa descuenta los puntos y te dice a cuánto equivalen en quetzales. En efectivo ves, por ejemplo: «Entregá Q 25.00 en efectivo: ya salió de la caja. Saldo: 0.00 pts». Sin efectivo: «Canjeado por Q 25.00. Saldo: 0.00 pts».

Importante: sin efectivo, el canje no descuenta solo en la siguiente venta y no se convierte en saldo automáticamente. Vos decidís cómo se lo das al cliente: como descuento al cobrar, o cargándole ese monto como saldo a favor con Registrar abono o fiar → Registrar abono, medio Sin dinero (solo corrección).

Si el cliente pide más puntos de los que tiene, ves «Saldo insuficiente. Disponible: N puntos.»

Dos cosas que conviene saber del canje:

• Un cajero necesita el PIN de un administrador para canjear. Cada canje queda en Auditoría con quién lo hizo y quién lo autorizó: revisalo de vez en cuando.
• En efectivo, sale de la caja. No podés entregar más de lo que la caja debería tener, y el canje aparece en el corte Z como una salida de efectivo (capítulo 4). No la registres otra vez a mano.

5.5 Movimientos del cliente

Cada peso y cada punto queda registrado.

1. En la fila del cliente, hacé clic en el icono de Movimientos (solo administrador).
2. Vas a ver la lista con el tipo de movimiento, el monto y el saldo que quedó.

Esta lista es tu respaldo cuando un cliente dice «yo ya te pagué».

5.6 Editar, desactivar, exportar o anonimizar un cliente

• Editar: icono del lápiz en su fila.
• Desactivar: icono del basurero. Solo administrador. Te pide confirmación. El cliente deja de aparecer en la lista, pero sus datos no se borran. Si todavía debe o tiene saldo a favor, el aviso te dice cuánto: esa deuda deja de verse en Clientes (queda en la Auditoría), así que cobrala o dejala en cero antes.

Cuando un cliente pide sus datos o que lo borres

Tus clientes tienen derecho a saber qué datos guardás de ellos y a pedir que los borres. Lo atiende un administrador, en Clientes, desde las opciones de la fila del cliente:

Qué hace Anonimizar: borra el nombre, NIT, teléfono, correo, dirección y notas del cliente, de su ficha y de sus ventas. Las ventas, los importes y los impuestos se conservan, porque son tu contabilidad. No se puede deshacer.

• Si el cliente tiene saldo (Debe o A favor), primero dejalo en cero con Registrar abono o fiar: el programa no deja anonimizarlo mientras tenga saldo.
• La Auditoría conserva lo que ya registró: es la prueba de lo que pasó en tu negocio.
• El archivo exportado no está cifrado. Entregalo y borralo de la computadora.

Anotá la fecha del pedido y la fecha en que lo resolviste.

5.7 Los datos de tus clientes

Los datos de tus clientes son tu responsabilidad, no de Nekai. KakawFlash los guarda cifrados en tu computadora y Nekai no los ve.

Tres reglas simples:

1. Pedí solo lo que usás. Para vender a consumidor final basta con «CF». Pedí teléfono o correo solo si vas a avisarle algo al cliente.
2. Avisales para qué los usás. Tené a la vista un aviso de privacidad en la caja. Te damos una plantilla lista para completar con los datos de tu negocio junto con tu licencia; si no la tenés, pedila a ceo@nekaigt.com.
3. No escribas datos delicados en Notas. Nada de salud, números de tarjeta ni contraseñas.

Aviso corto en el ticket

Podés imprimir un aviso corto al pie de cada ticket:

1. Entrá a Configuración → Negocio.
2. En Pie del ticket o en Líneas extra abajo (devoluciones, redes sociales), escribí por ejemplo:

Sus datos se usan solo para su compra.
Aviso de privacidad: pídalo en caja.

3. Guardá la configuración.
4. Imprimí un ticket de prueba y revisá que se lea completo.

5.8 Promociones

Las promociones son descuentos que se aplican solos al cobrar. No hay que acordarse de nada en la caja.

Solo los administradores ven esta pantalla.

Crear una promoción

1. Entrá a Promociones.
2. Hacé clic en Nueva promoción.
3. Completá:

4. Si elegiste categoría o producto, seleccionalo en la lista que aparece.
5. Guardá.

Cómo se aplican

• Se aplican automáticamente al confirmar una venta.
• Solo cuentan las promociones activas y dentro de su rango de fechas.
• Si un producto cae en más de una promoción, gana la que más descuenta. No se suman entre ellas.
• Un monto fijo mayor al precio del producto no lo deja en negativo: como máximo lo deja en cero.

Activar, desactivar y borrar

En la tabla de promociones, cada fila tiene:

• un interruptor en la columna Estado: verde es activa, gris es apagada;
• un basurero para borrarla, con confirmación.

Desactivar es mejor que borrar cuando la promoción es de temporada: la volvés a prender el año que viene.

5.9 Tres promociones que funcionan bien

1. Fin de semana: 10 % sobre una categoría, del viernes al domingo.
2. Liquidación: monto fijo sobre un producto específico que necesitás mover.
3. Aniversario: 5 % sobre todos los productos, un solo día.

Siguiente paso

Revisá cómo va el negocio: Capítulo 6 — Reportes.