6. Reportes
Qué vas a lograr: saber cuánto vendiste, qué se vende más, quién te compra más y llevarte los números en CSV o PDF.
6.1 Inicio: el resumen del día
La pantalla Inicio es lo primero que ve un administrador al entrar. Un cajero entra directo al punto de venta. Muestra, para hoy:
| Tarjeta | Qué es |
|---|---|
| Ventas hoy | Lo cobrado hoy menos lo devuelto hoy. Si hubo devoluciones, debajo dice cuánto se vendió y cuánto se devolvió |
| Transacciones | Cuántas ventas se hicieron |
| Ganancia estimada | Lo vendido sin IVA ni propinas, menos el costo de compra de lo vendido |
| Alertas stock | Productos que llegaron a su stock mínimo |
Debajo hay dos gráficas: ventas por hora (para saber a qué hora se llena el local) y productos más vendidos de hoy.
La Ganancia estimada sale de los precios de compra que cargaste. Si no los cargaste, ese número no sirve.
La ganancia no cuenta el IVA ni las propinas: el IVA es de la SAT y la propina es de tu personal. Ventas hoy sí muestra todo lo cobrado, con IVA y propinas. Da lo mismo si tus precios ya incluyen el IVA o si se lo sumás al cobrar: se usa el IVA que quedó guardado en cada venta, no tu configuración de hoy. Una devolución resta de la ganancia lo devuelto sin su IVA. Si sos pequeño contribuyente, tus ventas no llevan IVA aparte y la ganancia parte del total cobrado (el 5 % que pagás sobre lo vendido no se resta).
Cada venta guarda el precio de compra que tenía el producto en el momento de venderlo. Si mañana cambiás el precio de compra, la ganancia de lo que ya vendiste no se mueve: el precio nuevo cuenta solo para las ventas que hagas desde ese momento. Si te devuelven un producto, la ganancia se corrige con el costo con el que se vendió, no con el de hoy.
Las ventas hechas antes de instalar la versión que guarda el costo no lo tienen: para esas se sigue usando el precio de compra actual del producto, como hasta ahora.
6.2 La pantalla de Reportes
Entrá a Reportes. Solo la ve un administrador: un cajero no ve el historial por fechas, márgenes ni rankings. El cajero reimprime, anula y devuelve desde Caja → Ventas del turno (capítulo 2). Reportes tiene tres pestañas.
| Pestaña | Para qué |
|---|---|
| Dashboard | El mismo resumen de hoy, con más detalle |
| Historial de ventas | Buscar una venta concreta y exportar |
| Análisis | Comparar meses y ver rankings de un período |
6.3 Historial de ventas
Elegir el período
Arriba hay dos campos de fecha, desde y hasta.
- Escribí o elegí las fechas.
- Las flechas
‹y›de los costados mueven el rango de un día a la vez. - A la derecha ves cuántas ventas hay y cuánto suman, ya sin lo devuelto. Si hubo devoluciones, al lado dice «Devoluciones −Q…». Cómo se cuentan: sección 6.7.
Filtrar
Debajo hay una fila de filtros:
- Buscar cliente o NIT: escribí el nombre o el NIT.
- Monto mínimo y Monto máximo.
- Método de pago: Todos, Efectivo, Tarjeta, Transfer. o Mixto.
- Limpiar filtros los quita todos de un golpe.
La tabla
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| No. Venta | El número del ticket, por ejemplo V-000123 |
| Fecha | Día y hora |
| Cliente | Nombre, si se registró |
| Método | Cómo se pagó |
| Total | Lo cobrado |
| Estado | OK o Anulada |
| Acciones | Ver ticket e imprimir |
Hacé clic en cualquier fila para abrir el ticket completo. Desde ahí también anulás o hacés una devolución parcial: ver capítulo 2.
6.4 Exportar a CSV o PDF
Los dos botones están arriba a la derecha del historial, junto al total.
- Elegí el rango de fechas que querés exportar.
- Hacé clic en CSV o en PDF.
- Un mensaje te dice dónde quedó el archivo.
Dónde se guardan: en tu Escritorio. El nombre lleva las fechas, por ejemplo ventas_2026-09-01_2026-09-14.csv.
Qué trae el CSV: No. Venta, Fecha, Cliente, NIT, Método Pago, Subtotal, Descuento, Total, Estado y Devuelto. Devuelto es lo que se reembolsó de esa venta, aunque la devolución haya sido otro día. Ese archivo se abre con Excel y es lo que le pasás a tu contador.
Qué trae el PDF: el mismo listado con el nombre de tu negocio, listo para imprimir o adjuntar. Al final resta las devoluciones hechas en esas fechas.
Los botones se activan cuando hay al menos una venta en el rango. Exportar requiere ser administrador.
Cuidado: el archivo no está cifrado. Lleva el nombre y el NIT de tus clientes. Pasáselo a tu contador y borralo del Escritorio cuando termines. No lo dejes en una carpeta que se sincroniza con la nube.
Para llevarte todos tus datos (productos, clientes, ventas, caja, auditoría), usá Exportar todos mis datos (capítulo 7).
6.5 Análisis
Elegí un rango de fechas arriba. La pantalla te muestra:
Mes actual contra el anterior
Tres recuadros: el total del mes pasado, el total del mes en curso y la variación en porcentaje. Verde si subiste, rojo si bajaste.
Productos más vendidos
El ranking del período, con unidades vendidas e ingreso de cada producto. Sirve para decidir qué reponer primero y qué dejar de comprar.
Mejores clientes
El ranking de quién te dejó más dinero, con su NIT y cuántas compras hizo. Ahí están los que valen una llamada o un descuento especial.
Ventas por usuario
Cuánto vendió cada cajero en el período.
6.6 Qué mirar y cada cuánto
| Cuándo | Qué mirar |
|---|---|
| Todos los días | Inicio: ventas, transacciones y alertas de stock |
| Cada semana | Análisis → Productos más vendidos para reponer bien |
| Cada mes | Análisis → Mes actual vs anterior y exportar el CSV para contabilidad |
| Antes de una promoción | Mejores clientes, para saber a quién avisarle |
6.7 Cómo se restan las devoluciones
Todos los totales descuentan lo que devolviste. Lo que cambia es qué día cuenta esa devolución:
- Por el día de la venta: la devolución se resta de la venta original, aunque la hayas hecho días después.
- Por el día de la devolución: la devolución se resta del día en que devolviste el dinero.
| Dónde | Resta devoluciones | Qué día cuenta |
|---|---|---|
| Historial de ventas: total de arriba | Sí | Día de la venta |
| CSV: columna Devuelto | Sí | Día de la venta |
| Inicio y Dashboard: Ventas hoy y Ganancia | Sí | Día de la devolución |
| Productos más vendidos | Sí | Día de la devolución |
| Análisis: mes actual contra el anterior | Sí | Día de la devolución |
| Mejores clientes y Ventas por usuario | Sí | Día de la devolución |
| Sí | Día de la devolución | |
| Inicio: gráfica de ventas por hora | No: muestra lo vendido | — |
Ejemplo. Vendiste Q100 el 30 de septiembre y lo devolviste el 2 de octubre.
- El Historial y el CSV de septiembre muestran esa venta en Q0 neto.
- Análisis y el PDF de septiembre la cuentan completa. La devolución aparece como −Q100 en octubre.
- El 2 de octubre, Ventas hoy baja Q100.
Por eso el total de un mes puede no coincidir entre el Historial y Análisis cuando hay devoluciones que cruzan de un mes a otro. Ninguno está mal: miden cosas distintas. Para tu contador, usá siempre la misma fuente; lo más simple es el CSV.
Siguiente paso
Ajustá el sistema a tu negocio: Capítulo 7 — Configuración.