8. Seguridad y respaldos

Qué vas a lograr: entender qué protege KakawFlash, cómo se recupera el acceso si perdés el PIN de administrador, y cómo hacer y restaurar un respaldo.

8.1 Qué está protegido

Lo que eso significa en la práctica:

• Si te roban la computadora, quien la tenga no puede leer tus ventas ni los datos de tus clientes.
• Si alguien mete un instalador falso, la app lo rechaza.
• Si alguien cambia una entrada de la Auditoría sin rehacer toda la cadena, Verificar integridad lo detecta.

Lo que no está cifrado: las exportaciones a CSV o PDF y la de Exportar todos mis datos, y los tickets que no se pudieron imprimir (se borran solos a los 7 días). Las exportaciones llevan datos de tus clientes: borralas cuando termines.

Lo que sí está atado a esta computadora: el archivo nekai_pos.db y su clave. Copiarlo a otra máquina no sirve de nada. Para mudar el negocio de PC se usa un respaldo portable .nkbk con su contraseña (§8.4), que es justamente lo que sí viaja.

8.2 El PIN

• Mínimo 4 dígitos. Solo números.
• Cada usuario tiene el suyo.
• Después de 5 intentos fallidos, esa cuenta se bloquea un rato. Cada intento fallido extra alarga el bloqueo. El mensaje te dice cuántos minutos faltan («Demasiados intentos. Reintentá en N min.»).
• La sesión dura 8 horas como máximo. Después hay que volver a ingresar.
• Si nadie toca la caja durante 15 minutos (a veces hasta un minuto antes), la sesión se cierra sola y vuelve a la pantalla de ingreso. Si la sesión ya se había cerrado cuando volvés, el primer escaneo o movimiento del ratón te lleva a esa pantalla. En los dos casos, la venta que tenías a medias queda guardada solo en la memoria del programa (nunca en el disco) y vuelve al carrito cuando vos entrás de nuevo; otro cajero o un administrador no la ve. Se pierde al cerrar la app, a las 8 horas o al cerrar la caja (ver capítulo 2).
• Si un administrador te elimina, te quita el rol o te cambia el PIN, tu sesión se cierra al instante en todas las cajas.
• Al cerrar la app, la sesión se pierde.
• El PIN de gerente que piden los descuentos altos, las anulaciones y las devoluciones es el PIN de inicio de sesión de cualquier administrador activo. Cinco intentos fallidos lo bloquean 15 minutos en esa caja, y cada intento queda en Auditoría.

Reglas prácticas:

1. El PIN de fábrica (1234) se cambia sí o sí la primera vez que entrás: el sistema no deja pasar hasta que elijas uno propio. Lo mismo pasa cuando un administrador le resetea el PIN a alguien: esa persona elige el suyo al entrar.
2. Un PIN por persona. Nada de un PIN compartido: si todos usan el mismo, la Auditoría y el reporte «Ventas por usuario» no sirven para nada.
3. Los administradores usan PIN de 6 a 8 dígitos; los cajeros, de 4 a 8. El sistema rechaza 1234, 0000, 123456, números repetidos o seguidos. No pongas tampoco el año de nacimiento.
4. Cinco PIN equivocados seguidos bloquean ese usuario un minuto, y el tiempo se duplica con cada fallo extra (hasta 64 minutos). Reiniciar el programa no lo quita. Cada intento fallido queda en Auditoría con el usuario, nunca con el PIN.
5. Cuando alguien deja de trabajar con vos, eliminá su usuario ese mismo día (Configuración → Usuarios).

8.3 Códigos de recuperación de administrador

Si nadie se acuerda del PIN de administrador, no perdiste los datos. Hay una salida.

1. En la pantalla de inicio de sesión, hacé clic en ¿Olvidaste tu PIN de administrador?
2. Aparece el ID de hardware de esta computadora. Copialo con el botón de copiar.
3. Enviánoslo por correo a ceo@nekaigt.com.
4. Te devolvemos un código de recuperación firmado. Ese código funciona solo en esa computadora, una sola vez y durante 24 horas. Si se te pasó el día, pedinos otro: no cuesta nada y es más seguro así.
5. Pegalo en el cuadro Código de recuperación.
6. Escribí el nuevo PIN de administrador (6 a 8 dígitos; no vale 123456 ni números repetidos o seguidos).
7. Hacé clic en Recuperar acceso. Si el PIN nuevo no cumple las reglas, el código no se gasta: corregí el PIN y probá otra vez con el mismo código.
8. Iniciá sesión con el usuario admin y el PIN nuevo.

Nadie puede fabricar ese código por su cuenta: lo firmamos nosotros, y solo sirve para el equipo cuyo ID de hardware nos mandaste.

8.4 Hacer un respaldo

Hay tres clases, y sirven para cosas distintas. La primera la hace el programa solo; las otras dos las hacés vos, y conviene hacer las dos.

Copias automáticas — las hace el programa solo

No tenés que hacer nada. KakawFlash guarda una copia rápida (.gz) en esta computadora:

• cada 30 minutos, pero solo si hubo cambios desde la última (una venta, un precio, un producto nuevo);
• cada vez que cerrás la caja.

Las ves en la lista de Configuración → Respaldos, con un nombre que empieza con nekai_pos_auto_. Arriba de la lista dice «Último respaldo automático: …» con la fecha y el tamaño. Si todavía no se hizo ninguna, dice «Todavía no hay respaldo automático.»

Cuántas se guardan: todas las de las últimas 24 horas, y de ahí para atrás una por día hasta los 30 días. Las más viejas se borran solas.

No reemplazan la copia en USB. Están en el mismo disco que tus datos y solo abren en esta computadora. Si el disco se daña o te roban la computadora, se pierden junto con todo lo demás. Para eso está el respaldo portable de abajo.

Copia de seguridad rápida (.gz) — para el día a día

1. Entrá a Configuración → Respaldos.
2. Hacé clic en Copia de seguridad ahora.
3. Listo: aparece en la lista de abajo con su fecha y su tamaño.

Queda en C:\Users\TU-USUARIO\AppData\Roaming\nekai-pos\backups, y las de más de 30 días se borran solas. Es rápida y completa, pero solo abre en esta computadora: es una copia del archivo cifrado de acá.

Respaldo portable (.nkbk) — el que de verdad te salva

Este es el que abre en cualquier computadora, con su contraseña. Es el que te devuelve el negocio si esta máquina se quema, se moja o te la roban.

1. En Configuración → Respaldos, buscá Respaldo portable con contraseña.
2. Escribí una contraseña de al menos 12 caracteres. Que no sea el PIN.
3. Hacé clic en Crear respaldo portable.
4. En la lista, al lado del archivo nuevo, tocá Guardar copia en USB… y elegí tu memoria (o tu carpeta de Google Drive / OneDrive).

Guardá la contraseña fuera de la computadora. Sin ella ese respaldo no lo abre nadie: ni vos, ni nosotros. Escribila en un papel y guardalo donde guardás los papeles importantes.

Un respaldo que vive en el mismo disco que la base original no te sirve si ese disco se quema. Una vez por semana: respaldo portable → USB → fuera del local.

El recordatorio de copia en USB

KakawFlash lleva la cuenta de cuándo guardaste tu última copia fuera de la computadora. Si pasaron más de 7 días, o si nunca guardaste una, aparece un aviso con un botón para guardar la copia en USB en ese momento. Hacelo: es lo único que te salva si se pierde la computadora.

El respaldo automático en la nube no está disponible por ahora. La USB es tu copia de afuera.

8.5 Restaurar un respaldo

Desde v1.0.15 la app restaura sola, y lo hace de una forma que no puede dejarte sin datos: primero prepara la copia y recién al reiniciar la pone en su lugar. Mientras tanto seguís vendiendo con lo que tenés.

Cómo se hace

1. Configuración → Respaldos.

2. Elegí de dónde viene el respaldo:

   • de la lista, si ya está en esta computadora → botón Restaurar;
   • de una USB o de otra computadora → Restaurar desde archivo… y buscalo en la ventana de Windows que se abre.
3. Si es un .nkbk, escribí su contraseña.
4. Leé el aviso y confirmá: «Cerrá y volvé a abrir KakawFlash ahora para aplicarlo; la base actual se conserva 7 días como pre-restore».
5. La app te dice cuántas ventas y cuántos productos trae ese respaldo. Si el número no es el que esperabas, todavía estás a tiempo: tocá Mejor no, seguir con mis datos actuales.
6. Tocá Reiniciar ahora. La app se cierra y se vuelve a abrir sola, y el respaldo ya es tu base.

No sigas vendiendo con el aviso puesto. Hasta que reinicies, cada venta que cobres se guarda en la base que está por reemplazarse: mañana no va a estar. Por eso el aviso te sigue por todas las pantallas hasta que reinicies o canceles.

Qué pasa con tus datos actuales

No se borran. Al aplicar el respaldo, la base que tenías se guarda al lado con el nombre nekai_pos.pre-restore.<fecha>.db y se conserva 7 días. Si restauraste el archivo equivocado, escribinos dentro de esa semana y la volvemos a poner.

Si la app no abre («No pudimos abrir tu base de datos»)

Esa pantalla ahora también restaura. Tenés tres salidas, en este orden:

1. Tengo mi código de recuperación — abre tus datos tal cual están, sin perder ninguna venta (§ capítulo 9).
2. Restaurar un respaldo — elegí tu .nkbk, escribí su contraseña y tocá Reiniciar ahora. El archivo que no abre se guarda como nekai_pos.locked.<fecha>.db durante 90 días: si en ese tiempo aparece el código de recuperación, ese archivo todavía se puede abrir.
3. Empezar de cero — solo con un código que te damos nosotros, y también conserva tu archivo anterior.

Son tres caminos, no tres pasos: en cuanto preparás un respaldo, la app esconde los otros dos. Elegir uno descarta lo que dejó el otro, y ofrecerlos juntos solo serviría para que hagas dos y no sepas cuál quedó.

Lo que tenés que saber antes

• Restaurar reemplaza todo. Las ventas hechas después de la fecha del respaldo no están en él y desaparecen de la vista (quedan en la copia pre-restore durante 7 días).
• Un respaldo rápido (.gz) solo se restaura en la computadora donde se creó. Para otra máquina hace falta un portable (.nkbk).
• Si el respaldo está dañado —o si se cortó la luz mientras se preparaba— la app lo detecta al arrancar, lo descarta y abre con tus datos de siempre. Probá con el anterior de la lista.
• La restauración queda registrada en Auditoría, con qué archivo se usó y quién lo pidió.

Si algo no te cierra, escribinos a ceo@nekaigt.com antes de reiniciar: mientras no reinicies, no cambió nada.

8.6 Antes de reinstalar o cambiar de computadora

Hacé esto siempre, aunque te digan que no hace falta:

1. Creá un respaldo portable desde Configuración → Respaldos y anotá su contraseña.
2. Guardalo en una USB con Guardar copia en USB….
3. Recién después reinstalá o mudate de equipo.

En la computadora nueva: instalá KakawFlash, entrá a Configuración → Respaldos → Restaurar desde archivo…, elegí el .nkbk de la USB, escribí la contraseña y reiniciá.

Copiar nekai_pos.db a mano no sirve para mudarse de computadora: ese archivo no abre sin la clave de la máquina donde nació. El .nkbk sí.

Reinstalar KakawFlash no borra tus datos: la base vive fuera de la carpeta del programa. Pero un minuto de copia te cubre de lo inesperado.

8.7 Rutina de seguridad recomendada

Siguiente paso

Si algo se rompió: Capítulo 9 — Solución de problemas.